Terminorientierte Teams können ihre Aufgaben und Projekte in der Zeitleistenansicht chronologisch abbilden. So haben sie einen Überblick über den Umfang und die Zeitpläne und können diese gleichzeitig anpassen, wenn unterwegs Hindernisse auftreten.

Die Zeitleiste ist eine weitere Datenbankansicht, mit der dieselben Informationen auf viele Arten visualisiert werden können. Es basiert auf dem klassischen Gantt-Diagramm, nur mit viel mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten. Es zeigt die Sequenz in einer ästhetisch ansprechenden und verständlichen Art und Weise, während es gleichzeitig alle potenziellen Kapazitätsprobleme aufzeigt. Dies macht es nützlich, um die Aufgaben eines Projekts oder einer Reihe von Ereignissen darzustellen. Sie können zum Beispiel eine Datenbank haben, die alle Ihre Engineering-Projekte enthält, mit einer Zeitleistenansicht, die zeigt, wie lange sie für die Erstellung brauchen und wann sie gestartet werden. Und alle diese Projektseiten in der Zeitleiste können nach Belieben oder nach den Bedürfnissen des Projekts strukturiert werden.

In diesem Leitfaden werden die Grundlagen von Zeitleisten erläutert und dann die beiden Beispiele Aufgaben und Ereignisse näher erläutert. Als Referenz beim Üben mit Zeitleisten können Sie die Beispiele über die Vorlage in Notion Market in Ihren eigenen Arbeitsbereich duplizieren.

Schneller Kontext

Was sind Datenbanken?

In Notion ist eine Datenbank eine Sammlung von Elementen mit gemeinsamen Eigenschaften. Zum Beispiel könnte eine Datenbank mit Autos die Eigenschaften Marke, Modell und Jahr haben.

Stellen Sie sich eine Datenbank als eine Tabelle vor, in der jedes Element eine Zeile und jede Eigenschaft eine Spalte ist.

Was sind Datenbankansichten?

Für jede Datenbank können Sie mehrere Ansichten mit vorkonfigurierten Optionen erstellen, z. B. Filter, Sortierregeln und ausgeblendete Eigenschaften. Jeder Ansicht wird außerdem ein Format zugewiesen, z. B. eine Tabelle, eine Liste, ein Kalender, eine Kartengalerie oder eine Tafel im Kanban-Stil. Das beste Format für eine Ansicht hängt von der Art des Inhalts und der Art der Interaktion mit dem Benutzer ab.

Die Option „Zeitleiste“ ist die neueste Ergänzung zu den Datenbankformaten von Notion.

Beseitigen Sie blinde Flecken im Projektmanagement

Starre Projektmanagement-Software lässt keine Flexibilität im realen Leben zu. Es ist schwer, Dinge zu ändern, und wenn man es tut, ist es eine Aufgabe für die Projektmanager, diese Änderungen zu kommunizieren und alle kaskadierenden Konsequenzen vorauszusehen.

Die Zeitleistenansicht behebt dieses Problem, indem sie es Ihrem Team überlässt:

• Flexibilität bei der Ansicht von Projekten und Anpassung nach Bedarf – ob ein Projekt einen Monat oder eine Aufgabe zwei Stunden dauert, Sie können alles an einem Ort sehen. Und wenn Sie den Kurs ändern müssen? Sie können das Ganze ganz einfach neu anzeigen oder verschieben.
• Vollständiges Verständnis für gleichzeitige Aufgaben und Priorisierung – parallele Arbeitsströme helfen Ihrem Team, die Versandkadenz einzuhalten. Wie ein Gantt-Diagramm zeigt Ihnen die Zeitachsenansicht die Überschneidungen Ihrer Projekte oder Aufgaben an, so dass Sie die P0-Arbeiten priorisieren können.
• Benutzerdefinierte Ansichten auf Basis von Zeitplänen oder Projektelementen – so granular oder so hochrangig, wie Sie es brauchen. Zeigen Sie Aufgaben nach Woche oder nach ganzem Monat an – mit allen relevanten Informationen, die Sie benötigen.
  Und wenn Sie sie auf eine ganz andere Weise sehen möchten, wechseln Sie zur Tabellen-, Dashboard-, Listen- oder Kalenderansicht. Sie können Ihre Projekte immer in Scheiben schneiden und würfeln, wie auch immer, es ist nützlicher für Sie. Projektmanager mögen vielleicht die Gantt-Funktionen der Kalenderansicht, während Designer ihre Arbeit in einem Dashboard sehen möchten.
• Zeitachsenseiten sind eine leere Leinwand für jedes Projekt: Jede Zeitachsenseite kann vollständig angepasst werden, um alle Informationen zu diesem Projekt zu speichern, z. B. Bilder, Videos, Aufgabenlisten und Dokumentation.

Verwenden der Zeitachsenansicht

Da die Zeitleistenansicht eine Art Datenbankansicht ist, werden Ihnen einige Elemente wahrscheinlich bekannt vorkommen. Wie andere Datenbankansichten können Sie:

• Zeigen Sie die Eigenschaften der Zeitleiste an, indem Sie — drücken, „Eigenschaften“ wählen und die gewünschten Funktionen einschalten. In diesem gleichen Menü können Sie Eigenschaften hinzufügen oder entfernen.
• Filtern und sortieren Sie nach Ihren Bedürfnissen, um z. B. nur die Projekte zu sehen, an denen Sie diese Woche arbeiten.

Einige Elemente der Zeitachsenansicht werden jedoch den Geruch eines Neuwagens haben. Selbst für häufige Benutzer von Gantt-Diagrammen bietet die Zeitleistenansicht mehr Funktionen. Hier erfahren Sie, wie Sie sie verwenden:

• Jede Seite benötigt ein Datum – um in einer Zeitleiste angezeigt zu werden, benötigen Seiten eine Date-Eigenschaft. Seiten, die einer Datenbank mit Zeitleistenansicht hinzugefügt werden, enthalten automatisch eine Standardeigenschaft Datum, die Sie nicht entfernen können.
• Enddaten und -zeiten verwenden: Um den Umfang eines erweiterten Projekts zu erweitern, fügen Sie in der Eigenschaft Datum ein „Enddatum“ hinzu. Sie können sogar die Option „Zeit einschließen“ innerhalb eines Datums aktivieren, um mehr Details zu erhalten.
  
• Ziehen und Ablegen, um Projekte zu verschieben oder zu verlängern – verschieben Sie alle Seiten der Zeitleiste nach Bedarf, sei es, um eine Aufgabe auf morgen zu verschieben oder eine Seite einer Projektseite zu ziehen, um sich eine zusätzliche Woche für die Fertigstellung zu geben. Sie können sogar Projekte nach oben oder unten verschieben, wenn Sie die Prioritäten neu setzen möchten.
• Kombinieren Sie eine Tabelle mit Ihrer Zeitleiste – in den Eigenschaften können Sie auf Tabelle anzeigen umschalten. Dies platziert eine Tabelle auf der linken Seite der Zeitleistenansicht, in der Sie bestimmte Attribute der Seiten basierend auf den ausgewählten Eigenschaften sehen können. In Ihrer Tabelle würden Sie vielleicht das technische Unterteam, das an dem Projekt arbeitet, und den Eigentümer des Projekts haben. Dann hätten Sie in der Zeitleiste die Projekttermine im Blick.
• Wählen Sie, wie Sie Ihren Kalender betrachten möchten: Anstelle der festen Zeitachse eines typischen Gantt-Diagramms benötigen Sie vielleicht verschiedene Zeitachsen, in denen Sie Ihre Arbeit betrachten können (z. B. Aufgaben für den Tag oder große Projekte im Laufe eines Monats). Auf der linken Seite von < Today > sehen Sie, wo Sie die Ansicht Ihrer Zeitleiste ändern können. Stunden, Tage, Wochen, Quartale, Jahre. Sie wählen.
• Organisieren Sie Ihre Zeitleiste nach einem beliebigen Datum – im — Menü können Sie „Timeline by“ wählen, um die verfügbaren „Date“-Eigenschaften zu sehen, nach denen Sie Ihre Zeitleiste organisieren können. Sie können eine Ansicht mit einem „end date“ für zweiwöchige Sprints haben, oder eine andere, die nur Veröffentlichungsdaten enthält.

Die Zeitleiste stellt die Termine eines Projekts oder einer Aufgabe in den Vordergrund, so dass jeder weiß, woran er wann arbeiten muss, und Ihr gesamtes Team auf eine pünktliche Lieferung hinarbeiten kann.

Beispiel Zeitleiste: Aufgaben

Eine vereinfachte Datenbank von Projektaufgaben enthält vier Eigenschaften:

• Aufgabe (Titel)
• Dauer (Datum mit Enddatum)
• Eigentümer (Person)
• Fertigstellung (Kontrollkästchen)

Sie können diese Eigenschaften leicht mit einem Blick auf die Tabellenansicht verstehen: