Vollständige Anleitung für Einsteiger in Notion

Geschrieben von Miguel Ángel Gómez

IT Manager | Mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Unternehmens-IT. Experte für Apple, Systeme, Netzwerke, Cloud, Virtualisierung, Web-Design...
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Notion ist eines der am schnellsten wachsenden Produktivitätswerkzeuge der jüngeren Geschichte. Power-User haben sich so sehr in Notion verliebt, dass Hunderte von Videos von Anwendern entstanden sind, die von diesem neuen Programm für Organisation, Produktivität und mehr begeistert sind.

Die leere Seite von Notion bedeutet, dass der Einstieg in die Benutzung sehr einfach sein kann, aber es kann auch bedeuten, dass weniger erfahrene Benutzer anfangs etwas blockiert sind, da sie nicht wissen, wie leistungsfähig dieses Werkzeug sein kann.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen meine besten Tipps für den Einstieg in Notion geben. Gemeinsam werden wir die Grundlagen von Notion und vier häufige Anwendungsfälle für die optimale Nutzung von Notion besprechen. Bereit? Los geht’s.

Bauen mit Blöcken

Das zentrale Element von Notion ist der Block, von dem alle Inhalte ausgehen. Zum Zeitpunkt dieses Schreibens gibt es etwa 50 potenzielle Blöcke, und ich weiß, dass das Team weitere hinzufügt. Wir werden später über technische Blöcke wie Datenbanken, Dashboards, Gleichungen und Integrationen sprechen. Für den Moment konzentrieren wir uns auf die Grundlagen.

Sie werden schnell sehen, dass Sie mit Blöcken jede Art von schriftlichem Inhalt erstellen können. Ein kleiner Profi-Tipp: Notion erkennt automatisch Markdown-Befehle, wenn Sie diese Art von Schreiber sind. Es ist einfach, einen ganzen Artikel mit jeder Art von beliebten Medien zu schreiben, die mit einem Block eingebettet sind, oder sogar nur die URL einzufügen, z. B. nur einen YouTube-Link einzufügen, können Sie wählen, um das Video einzubetten.

Nachdem Sie nun das Wesen von Notion verstanden haben, können Sie gerne mit den Blöcken herumspielen und sehen, was Sie tun können. Der nächste Teil, den wir behandeln werden, ist, wie Sie Ihr Notion-Konto organisieren und ein Auge darauf haben, was zu Ihrem zweiten Gehirn werden kann. Ich übertreibe nicht.

Organisieren von Dingen mit Notion

Wenn Sie ein neues Konto anlegen, erstellt Notion automatisch eine Seite mit dem Namen Arbeitsbereich. Dies ist eine erste Basisseite, die Sie zum Hosten jeder Art von Block oder zusätzlicher Seite verwenden können.

Da Sie bereits ein wenig mit Blöcken gespielt haben, sollten Sie als nächstes versuchen, eine neue Seite zu erstellen. Sie haben zwei Möglichkeiten: Erstellen Sie eine Unterseite in Ihrem Standardarbeitsbereich oder erstellen Sie eine neue Seite im Notion-Menü. Um Notion übersichtlicher zu gestalten, empfehle ich, zunächst eine neue Unterseite für den Arbeitsbereich anzulegen.

Geben Sie dazu / ein, um die Blockoptionen aufzurufen, und wählen Sie Seite. Wählen Sie die erste Option Seite -> Eine Unterseite einbetten. Wenn Sie dies tun, sehen Sie die anfänglichen Notion-Vorlagenoptionen zusammen mit einer Reihe von möglichen Seitentypen, einschließlich Datenbanken.

Sie werden dies für zwei Arten von Seiten tun: eine leere Seite und eine Dashboard-Datenbank. Wenn beides erstellt wurde, kehren Sie mit dem Menü in der Seitenleiste oder den Zurück-Schaltflächen zum Hauptarbeitsbereich zurück. Sie sehen nun beide Seiten als Unterseite von Notion im Standardarbeitsbereich.

Es ist möglich, die Verschachtelung mit Unterseiten so tief zu halten, wie Sie wollen, aber ich würde es nicht empfehlen. Sie können besser organisiert sein, ohne die Seiten der obersten Ebene zu überladen. Verlinkungen zwischen Seiten sind eine weitere Möglichkeit in Notion, die ich sehr nützlich finde, aber dazu kommen wir später.

Öffnen wir wieder die leere Unterseite. Sie wissen bereits, wie Sie auf der vorherigen Seite schriftliche Inhalte und Bilder oder Videos hinzufügen können. Geben Sie dazu / ein, um die Blockoptionen und die Schreibtabelle aufzurufen, und wählen Sie als Option „Inline„.

Erstellen eines Adressbuchs

Jetzt sehen Sie eine Standard-Datenbanktabelle. Es kommt Ihnen bekannt vor, nicht wahr? Damit erstellen wir unsere Vorlage für die Gewohnheitsverfolgung. Dazu werden Sie sieben Spalten mit einem Kontrollkästchen vom Typ Eigenschaft erstellen. Legen Sie nun so viele Zeilen wie gewünscht für die Gewohnheiten an, die Sie für den Tag oder die Woche verfolgen wollen. Denken Sie daran, dass wir hier experimentieren, also ist dies nicht die Zeit, sich Gedanken darüber zu machen, wie toll und carpe diem Ihre Gewohnheiten sind, schreiben Sie einfach welche auf.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihre erste Notion-Datenbank erstellt! Kreuzen Sie einfach die Kästchen für jeden Tag an, der die Gewohnheitsschleife abschließt, um Ihren Fortschritt zu verfolgen. Für die Frage, was Sie am Ende der Woche tun, gibt es zwei Möglichkeiten für Sie. Die erste besteht darin, sie zu bereinigen und mit demselben Diagramm neu zu beginnen. Die andere Möglichkeit ist, das Diagramm zu duplizieren und ein neues für diese Woche zu beginnen, aber was machen Sie mit dem letzten? Archivieren Sie es! Ist das nicht wunderbar?

Agenda en Notion.

Verfolgen Sie die wöchentlichen Gewohnheiten, die Sie wünschen. Sie werden keinen von ihnen vergessen!

Tipp: Dies ist ein Fall, in dem die Leistung von Notion ein wenig überwältigend sein kann. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dinge zu tun, und dies ist eine dieser Möglichkeiten
.

Eine Möglichkeit ist, eine weitere leere Seite zu erstellen und sie „Archiv“ zu nennen, und dann zur Gewohnheitsverfolgungsseite zurückzugehen. Sie sehen die Archivseite über oder unter dem Tracker. Benennen Sie den Tracker der letzten Woche so um, dass er mit diesen Daten übereinstimmt, und ziehen Sie ihn buchstäblich auf die Archivseite. Es ist weg!  Sie können dies für den Tracker jeder Woche tun, wenn Sie Ihre Ergebnisse speichern möchten.

Verschieben von Seiten in Notion

Sie können den Habit Tracker als Unterseite im Hauptarbeitsbereich behalten, aber nur zur Übung möchte ich, dass Sie die Habit Tracker-Seite von der obersten Seite in das Seitenleistenmenü ziehen.

Dadurch haben Sie den Habit Tracker auf eine andere Seite der obersten Ebene in Ihrem Konto verschoben. Sie können nun weitere Unterseiten auf ihr erstellen, sie in den Standardarbeitsbereich zurücksetzen oder sie auf andere Seiten der obersten Ebene ziehen, die Sie in Zukunft erstellen.

Das ist die totale Freiheit, alles zu organisieren, was Sie sich vorstellen können. Inzwischen bombardiert Ihr Verstand Sie wahrscheinlich schon mit hunderten von Möglichkeiten, die Sie sich ausdenken, um persönliche oder berufliche Dinge zu organisieren. Aber entspannen Sie sich, Sie haben noch nicht das volle Potenzial von Notion entdeckt. Jetzt kommt der beste Teil.

Datenbanken und Ansichten

Die Habit-Tracking-Seite gab uns einen einfachen Einblick in die Datenbanktabellen und Eigenschaften. Als Nächstes wollen wir die Tabelle, die Sie vorhin erstellt haben, als Beispiel für die Flexibilität von Notion verwenden. Wenn Sie mit der Kanban-Kartenansicht vertraut sind, die Trello populär gemacht hat, werden Ihnen die Boards von Notion sofort ins Auge springen.

In der ersten Ansicht sehen Sie, dass das Board nach der Eigenschaft „Auswählen“ mit Optionen für „Nicht gestartet“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ organisiert ist. Wir werden dies als Grundlage für unsere aktualisierte Aufgabenlistenvorlage verwenden.

Was ich als erstes tun würde, ist, auf + Neu zu klicken und zu beginnen, Aufgaben hinzuzufügen, die Ihnen einfallen. Das kann alles Mögliche sein (wir experimentieren nur, also seien Sie nicht schüchtern). Versuchen Sie, sich für jede Stufe Aufgaben vorzustellen: Nicht begonnen, In Bearbeitung und Abgeschlossen.

Klicken Sie dann auf eine der Aufgabenkarten und fügen Sie im leeren Bereich der Seite unter den Kommentaren einige Notizen zur Aufgabe hinzu. Zum Schluss, und dies ist optional, fügen Sie zwei weitere Eigenschaften hinzu:

  • Verfallsdatum
  • Multi-Select (oft für Etiketten verwendet)

Klicken Sie als nächstes auf einige Ihrer Aufgaben und fügen Sie ein Fälligkeitsdatum sowie eine Beschriftung in der Mehrfachauswahleigenschaft hinzu. Ich verwende zum Beispiel Tags wie Arbeit, Zuhause, Geld, Sonstiges. Mehrfachauswahlblöcke unterscheiden sich von Auswahlblöcken, da Sie mehrere Tags für eine Seite auswählen können, aber nur eine Option auswählen können. Deshalb verwende ich den Select-Block für Daten gerne als Statusfilter.

Da wir nun mehrere Eigenschaften haben, mit denen wir arbeiten können, können wir nach den Einträgen filtern und sortieren. Wir könnten zum Beispiel nach einem Tag wie Arbeit oder Zuhause sortieren, um zu sehen, was jeweils zu tun ist. Sie können auch nach Fälligkeitsdatum sortieren, um zu sehen, was als Nächstes ansteht.

Einer der coolsten Teile von Notion ist die Möglichkeit, verschiedene Ansichten für Ihre Seiten zu erstellen. Mein Favorit ist das Ändern der Ansicht von einer Tabelle oder Karte zu einer Kalenderansicht. Dies funktioniert nur, wenn Ihre Seite oder Ihr Block eine Datumseigenschaft enthält, aber es ist wirklich cool zu sehen, wie es funktioniert.

Ein kleiner Tipp zur Kalenderansicht: Wie bei jeder anderen Datenbankansicht klicken Sie auf ein Datum, um eine neue Seite zu erstellen. Im Kalender wird das Datum automatisch auf der Grundlage des angeklickten Tages zugewiesen, und Sie können dann die anderen Eigenschaften wie Mehrfachauswahl oder Auswahl ausfüllen. Ich schalte zum Beispiel auf die Kalenderansicht um und fange an, jeden Dienstag Themenideen hinzuzufügen, um einen schnellen Überblick über die kommenden Inhalte zu erhalten.

Die andere zu beachtende Ansicht ist Tabelle. Dies ähnelt mehr den Tabellenkalkulationen, mit denen wir vertraut sind, und kann es einfacher machen, Seiten zu sortieren, zu filtern und schnell anzuzeigen, je nachdem, wie Sie sie organisieren möchten. Wenn ich zum Beispiel alle meine Ideen für eine Ausgabe basierend auf ihrem Veröffentlichungsdatum sehen möchte, ist es einfacher, eine Tabellenansicht nach Datum zu sortieren, als in einer Kalenderansicht durch alle folgenden Monate zu blättern. Es sind alles die gleichen Daten, aber aus unterschiedlichen Perspektiven. Wunderbar und einfach, so wie Computer sein sollten.

box type=“info“] Um diesen Abschnitt zusammenzufassen: Sie können die Ansichten von Notion verwenden, um Ihre Daten auf verschiedene Arten zu sehen. Die beliebtesten Ansichten sind Karte, Kalender und Tabelle. Es gibt noch mehr, also klicken Sie herum und experimentieren Sie! Sie können Ihre Dateneinträge auch mit Eigenschaften wie Mehrfachauswahl, Auswahl, Datum, Formeln und mehr sortieren und filtern.[/box]„[/box

Tipps, Tricks und Fallstricke

Wir haben einige der häufigsten grundlegenden Aufgaben in Notion behandelt, aber hier sind einige schnelle Tipps und Tricks.

  • Wenn Sie den Plan für 1.000 freie Blöcke nutzen, sollten Sie wissen, dass jedes Drücken der Eingabetaste ein neuer Block ist. Sie können dies umgehen, indem Sie die Umschalttaste + Eingabetaste gedrückt halten, um einen großen Textblock zu erstellen und alle diese Blöcke zu speichern.
  • Die Tabellenformeln sind ein wenig kompliziert und kein vollständiger Ersatz für Excel / Sheets / Airtable, wenn Sie ein versierter Tabellenkalkulationsbenutzer sind, aber alle anderen werden gut zurechtkommen.
  • Ich verwende gerne den Toggle-Block (Toogle), um Textabschnitte oder andere Blöcke auf einer Seite auszublenden. Wenn ich zum Beispiel in Notion schreibe, verstecke ich Medien oft in einem Umschaltblock, bis es an der Zeit ist, endgültige Bearbeitungen vorzunehmen. Aber es ist auch großartig, um eine straffe Seitenansicht mit einer Option zum Ausklappen zu erhalten.
  • Sie können Blöcke in andere Typen umwandeln, indem Sie auf das Menü :: neben dem Block klicken und die Option Umwandeln in wählen.
  • Es hat nicht die PDF- oder Bildtexterkennung, die Evernote hat. Das ist wirklich das einzige, was ich in Evernote vermisse.
  • Sie können Seitencover hinzufügen, und es gibt auch eine tolle Integration mit Unsplash! Sie können eine Seite öffentlich freigeben, fast wie einen Blogbeitrag. Sie müssten einen eigenen Index aufbauen, aber das ist mit wenigen Inhalten machbar.
  • Versuchen Sie, @ auf eine Seite zu tippen, um von einer anderen Seite aus auf sie zu verweisen. Sie können auch den Seitenlink kopieren und einfügen, und es wird automatisch ein Link zur Notion-Seite erstellt.
  • Viel Spaß mit Emojis! Notion macht das sicherlich großartig. Tippen Sie einfach :_ und alle Emojis erscheinen.
  • Notion verfügt über eine sehr umfangreiche Vorlagenbibliothek, die von seiner Benutzergemeinschaft vorangetrieben wird. Wenn Sie einen Anwendungsfall für Notion im Kopf haben, ist es wahrscheinlich, dass es bereits eine Vorlage zum Ausprobieren gibt.

Quelle: Das süße Setup.

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