Notion est l’un des outils de productivité dont la croissance est la plus rapide de l’histoire récente. Les utilisateurs chevronnés sont tombés tellement amoureux de Notion que des centaines de vidéos ont fleuri d’utilisateurs passionnés par ce nouveau programme d’organisation, de productivité, et plus encore.

La page blanche de Notion signifie qu’il peut être très facile de commencer à l’utiliser, mais cela peut également signifier que les utilisateurs moins expérimentés sont un peu bloqués au début car ils ne sont pas conscients de la puissance de cet outil.

Dans cet article, je souhaite partager mes meilleurs conseils pour commencer à utiliser Notion. Ensemble, nous allons couvrir les bases de Notion et quatre cas d’utilisation courants pour en tirer le meilleur parti. Prêt? Allons-y.

Construire avec des blocs

L’élément central de Notion est le bloc, d’où jaillit tout le contenu. Il y a environ 50 blocs potentiels au moment où j’écris ces lignes, et je sais que l’équipe en ajoute d’autres. Nous parlerons plus tard des blocs techniques comme les bases de données, les tableaux de bord, les équations et les intégrations. Pour l’instant, nous nous concentrons sur les éléments de base.

Vous verrez rapidement que vous pouvez créer tout type de contenu écrit avec des blocs. Un petit conseil : Notion reconnaît automatiquement les commandes markdown, si vous êtes ce genre d’écrivain. Il est facile d’écrire un article complet avec n’importe quel type de média populaire intégré dans un bloc ou même en collant simplement l’URL, par exemple, en collant simplement un lien YouTube, vous pouvez choisir d’intégrer la vidéo.

Maintenant que vous comprenez l’essence de Notion, n’hésitez pas à jouer avec les blocs et à voir ce que vous pouvez faire. La prochaine partie que nous allons couvrir est comment organiser votre compte Notion et garder un œil sur ce qui peut devenir votre deuxième cerveau. Je n’exagère pas.

Organiser les choses avec Notion

Lorsque vous créez un nouveau compte, Notion crée automatiquement une page appelée Name Workspace. Il s’agit d’une première page de base que vous pouvez utiliser pour héberger tout type de bloc ou de page supplémentaire.

Puisque vous avez déjà joué un peu avec les blocs, la prochaine chose à essayer est de créer une nouvelle page. Vous avez deux options : créer une sous-page dans votre espace de travail par défaut ou créer une nouvelle page dans le menu Notion. Pour que Notion soit plus organisée, je recommande de créer une nouvelle sous-page d’espace de travail pour commencer.

Pour ce faire, tapez / pour faire apparaître les options de bloc et sélectionnez page. Sélectionnez la première option Page -> Embed a subpage. Lorsque vous faites cela, vous verrez les options initiales du modèle Notion ainsi qu’un certain nombre de types de pages possibles, y compris les bases de données.

Vous ferez cela pour deux types de pages : une page vide et une base de données de tableau de bord. Une fois que les deux ont été créés, utilisez le menu latéral ou les boutons de retour pour revenir à l’espace de travail principal. Vous verrez maintenant les deux pages comme une sous-page de Notion dans l’espace de travail par défaut.

Il est possible d’imbriquer les pages aussi profondément que vous le souhaitez avec des sous-pages, mais je ne le recommande pas. Vous pouvez être plus organisé sans surcharger les pages de premier niveau. La liaison entre les pages est une autre chose que vous pouvez faire dans Notion et que je trouve utile, mais nous y reviendrons plus tard.

Ouvrons à nouveau la sous-page vierge. Vous savez déjà comment ajouter du contenu écrit et des images ou des vidéos sur la page précédente, alors créons une base de données en ligne. Pour ce faire, tapez / pour faire apparaître les options de bloc et le tableau d’écriture et sélectionnez l’option inline.

Création d’un carnet d’adresses

Maintenant, vous verrez une table de base de données standard. Ça vous dit quelque chose, n’est-ce pas ? Nous allons l’utiliser pour créer notre modèle de suivi des habitudes. Pour ce faire, vous allez créer sept colonnes avec une case à cocher de type propriété. Créez maintenant autant de lignes que vous le souhaitez pour les habitudes que vous allez suivre pendant la journée ou la semaine. Gardez à l’esprit que nous sommes en train d’expérimenter ici, ce n’est donc pas le moment de vous inquiéter de la grandeur et du caractère carpe diem de vos habitudes, notez-en simplement quelques-unes.

Félicitations, vous avez créé votre première base de données Notion ! Il suffit de cocher les cases pour chaque jour qui complète la boucle d’habitude pour suivre les progrès. Quant à ce que vous faites à la fin de la semaine, deux options s’offrent à vous. La première est de le nettoyer et de recommencer sur le même tableau. L’autre option est de dupliquer le tableau et d’en commencer un nouveau pour cette semaine, mais que faire du dernier? L’archiver ! N’est-ce pas merveilleux?

Gardez la trace des habitudes hebdomadaires que vous souhaitez. Vous n’en oublierez aucun!

Une solution consiste à créer une autre page vide et à la nommer « Archive« , puis à revenir à la page de suivi des habitudes. Vous verrez la page des archives au-dessus ou au-dessous du tracker. Renommez le tracker de la semaine dernière pour qu’il corresponde à ces dates, et faites-le littéralement glisser vers la page des archives. C’est parti !  Vous pouvez le faire pour le tracker de chaque semaine si vous souhaitez conserver vos résultats.

Déplacement de pages dans Notion

Vous pouvez conserver le suivi des habitudes en tant que sous-page dans l’espace de travail principal, mais pour vous entraîner, je vous propose de faire glisser la page du suivi des habitudes de la page de niveau supérieur vers le menu latéral.

Ce faisant, vous aurez déplacé le Suivi des habitudes vers une autre page de premier niveau de votre compte. Vous pouvez maintenant créer d’autres sous-pages sur cette page, la ramener à l’espace de travail par défaut ou la faire glisser vers d’autres pages de premier niveau que vous créerez à l’avenir.

C’est la liberté totale d’organiser tout ce à quoi vous pouvez penser. À l’heure actuelle, votre esprit vous bombarde probablement déjà de centaines de possibilités que vous imaginez pour organiser vos affaires personnelles ou professionnelles. Mais détendez-vous, vous n’avez pas encore découvert tout le potentiel de Notion. Maintenant vient la meilleure partie.

Bases de données et vues

La page de suivi des habitudes nous a donné une vue simple des tables et des propriétés de la base de données. Ensuite, utilisons le tableau que vous avez créé précédemment pour comprendre la flexibilité de Notion. Si vous êtes familier avec la vue en carte kanban popularisée par Trello, les tableaux de Notion vous viendront immédiatement à l’esprit.

Dans la première vue, vous verrez que le tableau est organisé par la propriété Select avec des options pour Not Started, In Progress, et Completed. Nous nous en servirons comme base pour notre modèle de liste de tâches actualisé.

Ce que je ferais d’abord, c’est cliquer sur + Nouveau et commencer à ajouter les tâches auxquelles vous pensez. Cela peut être n’importe quoi (nous faisons juste des essais, alors ne soyez pas timides). Essayez de penser à des tâches pour chaque étape : Pas encore commencé, En cours, et Terminé.

Cliquez ensuite sur l’une des cartes de tâches et ajoutez quelques notes sur la tâche dans la section vide de la page, sous les commentaires. Enfin, et c’est facultatif, ajoutez deux propriétés supplémentaires :

• Date d’expiration
• Multi-Select (souvent utilisé pour les étiquettes)

Ensuite, cliquez sur certaines de vos tâches et ajoutez une date d’échéance ainsi qu’une étiquette dans la propriété multi-sélection. Par exemple, j’utilise des tags comme Travail, Maison, Argent, Divers. Les blocs de sélection multiple sont différents des blocs de sélection car vous pouvez choisir plusieurs balises pour une page, mais ne sélectionnez qu’une seule option. C’est pourquoi j’aime utiliser le bloc Select pour les données comme un filtre d’état.

Maintenant que nous avons plusieurs propriétés avec lesquelles travailler, nous pouvons filtrer et trier en fonction des entrées. Par exemple, nous pourrions trier par une étiquette comme Travail ou Maison pour voir ce qui doit être fait pour chacun. Vous pouvez également trier par date d’échéance pour voir ce qui est à venir.

L’un des aspects les plus intéressants de Notion est la possibilité de créer différentes vues pour vos pages. Mon préféré est de changer la vue d’un tableau ou d’une carte à une vue de calendrier. Cela ne fonctionne que si votre page ou votre bloc contient une propriété de date, mais c’est vraiment cool de voir comment cela fonctionne.

Une petite astuce concernant la vue du calendrier : comme pour toute autre vue de la base de données, cliquez sur une date pour créer une nouvelle page. Dans le calendrier, la date est automatiquement attribuée en fonction du jour sur lequel on a cliqué, et vous pouvez ensuite remplir les autres propriétés comme Multi-Select ou Select. Par exemple, je vais passer à l’affichage du calendrier et commencer à ajouter des idées de sujets tous les mardis afin d’avoir un aperçu rapide du contenu à venir.

L’autre vue à noter est celle de Table. Cela ressemble beaucoup plus aux feuilles de calcul que nous connaissons, et peut faciliter le tri, le filtrage et l’affichage rapide des pages en fonction de la façon dont vous souhaitez les organiser. Par exemple, si je veux voir toutes mes idées pour un numéro en fonction de leur date de publication, il est plus facile de trier une vue en tableau par date que de faire défiler tous les mois suivants dans une vue en calendrier. Il s’agit des mêmes données, mais sous des angles différents. Merveilleux et simple, comme l’informatique devrait être.

box type= »info »] Pour récapituler cette section, vous pouvez utiliser les vues de Notion pour voir vos données de plusieurs façons différentes. Les vues les plus populaires sont Card, Calendar et Table. Il y en a d’autres, alors cliquez et expérimentez ! Vous pouvez également trier et filtrer vos entrées de données grâce à des propriétés telles que la sélection multiple, la sélection, les dates, les formules, etc. [/box]

Conseils, astuces et pièges

Nous avons couvert certaines des tâches de base les plus courantes que l’on peut trouver dans Notion, mais voici quelques conseils et astuces rapides.

• Si vous avez souscrit au plan 1 000 blocs gratuits, vous devez savoir que chaque fois que vous appuyez sur la touche Entrée, il s’agit d’un nouveau bloc. Vous pouvez éviter cela en maintenant enfoncées les touches Shift + Enter pour créer un bloc de texte massif et enregistrer tous ces blocs.
• Les formules des tableaux sont un peu compliquées et ne remplacent pas complètement Excel / Sheets / Airtable si vous êtes un utilisateur expert de tableurs, mais tous les autres s’en sortiront.
• J’adore utiliser le bloc de basculement (Toogle) pour masquer des morceaux de texte ou d’autres blocs sur une page. Par exemple, lorsque j’écris dans Notion, je cache souvent les médias dans un bloc de basculement jusqu’à ce qu’il soit temps de faire les dernières modifications. Mais c’est aussi un excellent moyen de conserver une vue serrée de la page, avec la possibilité de la déplier.
• Vous pouvez convertir des blocs en d’autres types en cliquant sur le menu : : à côté du bloc et en sélectionnant l’option Convertir en.
• Il ne dispose pas de la reconnaissance de texte des PDF ou des images dont dispose Evernote. C’est vraiment la seule chose qui me manque dans Evernote.
• Vous pouvez ajouter des couvertures de page, et il y a aussi une excellente intégration avec Unsplash! Vous pouvez partager une page publiquement, presque comme un article de blog. Vous devrez créer votre propre index, mais vous pouvez le faire avec quelques éléments de contenu.
• Essayez de taper @ une page pour y faire référence depuis n’importe quelle autre page. Vous pouvez également copier et coller le lien de la page et cela créera automatiquement un lien vers la page de la Notion.
• Amusez-vous avec les emojis ! Notion le fait certainement bien. Il suffit de taper :_ et tous les emojis apparaissen.
• Notion dispose d’une bibliothèque de modèles très complète, alimentée par sa communauté d’utilisateurs. Si vous avez un cas d’utilisation en tête pour Notion, il y a de fortes chances qu’il existe déjà un modèle à essayer.

Source: Das süße Setup.