Les équipes soucieuses de respecter les délais peuvent utiliser la vue chronologique pour organiser leurs tâches et leurs projets de manière chronologique, ce qui leur permet de visualiser la portée et les délais, tout en conservant la possibilité de les ajuster lorsque des obstacles surviennent en cours de route.

La ligne de temps est une autre vue de la base de données qui peut être utilisée pour visualiser les mêmes informations de plusieurs façons. Il est basé sur le diagramme de Gantt classique, mais avec beaucoup plus de flexibilité et de personnalisation. Il montre la séquence de manière esthétique et compréhensible, tout en exposant tout problème potentiel de capacité. Par exemple, vous pouvez disposer d’une base de données contenant tous vos projets d’ingénierie, avec une vue chronologique indiquant le temps nécessaire à leur construction et la date de leur lancement. Et toutes ces pages de projet dans la chronologie peuvent être structurées comme vous le souhaitez ou en fonction des besoins du projet.

Ce guide présente les bases de la chronologie, puis détaille ces deux exemples : les tâches et les événements. Pour votre référence lorsque vous vous entraînez avec les lignes de temps, vous pouvez dupliquer les exemples dans votre propre espace de travail grâce au modèle dans Notion Market.

Contexte rapide

Que sont les bases de données?

Dans Notion, une base de données est une collection d’éléments ayant des propriétés communes. Par exemple, une base de données de voitures peut avoir les propriétés Marque, Modèle et Année.

Visualisez une base de données comme un tableau, où chaque élément occupe une ligne et chaque propriété une colonne.

Que sont les vues de la base de données?

Pour toute base de données, vous pouvez créer plusieurs vues avec des options préconfigurées, telles que des filtres, des règles de tri et des propriétés cachées. Chaque vue se voit également attribuer un format, tel qu’un tableau, une liste, un calendrier, une galerie de cartes ou un tableau de style Kanban. Le meilleur format pour une vue dépend du type de contenu et de la manière dont les utilisateurs interagissent avec celui-ci.

L’option Timeline est le dernier ajout aux formats de base de données de Notion.

Éliminer les points aveugles de la gestion de projet

Les logiciels de gestion de projet rigides ne permettent pas la flexibilité de la vie réelle. Il est difficile de changer les choses, et lorsque vous le faites, c’est un travail en soi pour les chefs de projet de communiquer ces changements et de prévoir toutes les conséquences en cascade.

La vue chronologique résout ce problème en le donnant à votre équipe :

• Flexibilité pour visualiser les projets et les adapter en fonction des besoins – qu’un projet prenne un mois ou qu’une tâche prenne deux heures, vous pouvez voir tout ce qui se passe en un seul endroit. Et lorsque vous devez changer de cap ? Vous pouvez facilement revoir ou déplacer l’ensemble.
• Compréhension totale des tâches concurrentes et de la hiérarchisation des priorités – les flux de travail parallèles aident votre équipe à maintenir la cadence d’expédition. À l’instar d’un diagramme de Gantt, la vue chronologique vous montre le chevauchement de vos projets ou de vos tâches, ce qui vous permet de hiérarchiser le travail P0.
• Des vues personnalisées basées sur des calendriers ou des éléments de projet – soyez aussi granulaire ou de haut niveau que vous le souhaitez. Visualisez les tâches par semaine ou par mois entier, le tout avec les informations pertinentes dont vous avez besoin.
  Et si vous voulez les voir d’une manière totalement différente, passez à la vue tableau, tableau de bord, liste ou calendrier. Vous pouvez toujours découper vos projets en tranches, mais c’est plus utile pour vous. Les chefs de projet peuvent apprécier les fonctionnalités Gantt de la vue calendrier, tandis que les concepteurs veulent voir leur travail dans un tableau de bord.
• Les pages de la ligne de temps sont une toile vierge pour n’importe quel projet: chaque page de la ligne de temps peut être entièrement personnalisée pour stocker toutes les informations liées à ce projet, telles que des images, des vidéos, des listes de tâches et de la documentation.

Utilisation de la vue chronologique

Comme la vue chronologique est un type de vue de base de données, certains éléments vous seront probablement familiers. Comme les autres vues de la base de données, vous pouvez:

• Visualisez les propriétés de la timeline en appuyant sur •••, en sélectionnant Propriétés et en activant ce que vous voulez voir. Ajouter ou supprimer des propriétés dans ce même menu.
• Filtrez et triez en fonction de vos besoins, par exemple pour ne voir que les projets sur lesquels vous travaillez cette semaine.

Cependant, certains éléments de la vue chronologique auront cette odeur de voiture neuve. Même pour les utilisateurs fréquents de diagrammes de Gantt, vous obtiendrez davantage de fonctionnalités avec la vue chronologique. Voici comment les utiliser :

• Chaque page a besoin d’une date – pour être visualisées dans une chronologie, les pages ont besoin d’une propriété Date. Les pages qui sont ajoutées à une base de données avec la vue chronologique contiennent automatiquement une propriété Date par défaut que vous ne pouvez pas supprimer.
• Utilisez les dates et heures de fin: pour étendre la portée d’un projet étendu, dans la propriété Date, ajoutez une « End date » (date de fin). Vous pouvez même activer l’option « Include time » dans une date pour plus de détails.
  
• Glissez et déposez pour déplacer des projets ou les prolonger – déplacez toutes les pages de la chronologie selon vos besoins, qu’il s’agisse de repousser une tâche au lendemain ou de faire glisser un côté de la page d’un projet pour vous donner une semaine supplémentaire pour le terminer. Vous pouvez même déplacer les projets vers le haut ou vers le bas si vous souhaitez redéfinir vos priorités.
• Combiner un tableau avec votre ligne de temps – dans Propriétés, vous pouvez passer à Afficher le tableau. Cela place un tableau sur le côté gauche de la vue chronologique, où vous pouvez voir certains attributs des pages en fonction des propriétés que vous sélectionnez. Dans votre tableau, vous auriez peut-être la sous-équipe d’ingénierie travaillant sur le projet et le propriétaire du projet. Ensuite, dans la chronologie, vous aurez les dates du projet en vue.
• Choisissez la façon dont vous souhaitez visualiser votre calendrier: au lieu de la ligne de temps fixe d’un diagramme de Gantt typique, vous pouvez avoir besoin de différentes lignes de temps pour visualiser votre travail (comme les tâches de la journée ou les grands projets au cours d’un mois). À gauche de < Today >, vous verrez où vous pouvez changer la vue de votre ligne de temps. Heures, jours, semaines, trimestres, années. Vous choisissez.
• Organisez votre ligne de temps par n’importe quelle date – dans le menu •••, vous pouvez sélectionner « Timeline by » pour voir les propriétés « Date » disponibles pour organiser votre ligne de temps par. Vous pouvez avoir une vue avec une « dend date » pour les sprints de deux semaines, ou une autre qui ne contient que les dates de lancement.

Le calendrier met en avant les dates d’un projet ou d’une tâche, de sorte que chacun sait sur quoi il doit travailler et quand, et que toute l’équipe peut s’efforcer de respecter les délais.

Exemple de ligne de temps: Tâches

Une base de données simplifiée des tâches du projet contient quatre propriétés:

• Tâche (Titre)
• Durée (Date avec date de fin)
• Propriétaire (personne)
• Achèvement (case à cocher)

Vous pouvez facilement comprendre ces propriétés en regardant la vue en tableau: