As equipas orientadas por prazos podem utilizar a visão cronológica para traçar cronologicamente as suas tarefas e projectos, dando-lhes um lugar para ver o âmbito e os prazos, mantendo ao mesmo tempo a capacidade de os ajustar quando surgem obstáculos ao longo do caminho.

A linha do tempo é outra vista de base de dados que pode ser utilizada para visualizar a mesma informação de muitas maneiras. Baseia-se no clássico diagrama de Gantt, apenas com muito mais flexibilidade e personalização. Mostra a sequência de uma forma esteticamente agradável e compreensível, ao mesmo tempo que expõe quaisquer potenciais problemas de capacidade. Isto torna-o útil para apresentar as tarefas de um projecto ou de uma série de eventos. Por exemplo, pode ter uma base de dados contendo todos os seus projectos de engenharia, com uma visão cronológica mostrando quanto tempo demorarão a construir e quando serão lançados. E todas essas páginas do projecto na linha temporal podem ser estruturadas da forma que se quiser ou com base nas necessidades do projecto.

Este guia fornece os princípios básicos das linhas do tempo, e depois detalha esses dois exemplos: tarefas e eventos. Para sua referência à medida que pratica com as linhas do tempo, pode duplicar os exemplos para o seu próprio espaço de trabalho através do modelo em Notion Market.

Contexto rápido

O que são bases de dados?

Em Notion, uma base de dados é uma colecção de artigos com propriedades comuns. Por exemplo, uma base de dados de automóveis pode ter as propriedades Marca, Modelo, e Ano.

Visualizar uma base de dados como uma tabela, onde cada item ocupa uma linha, e cada propriedade é uma coluna.

O que são vistas de bases de dados?

Para qualquer base de dados, pode criar múltiplas vistas com opções pré-configuradas, tais como filtros, regras de classificação, e propriedades ocultas. A cada vista é também atribuído um formato, tal como uma Tabela, Lista, Calendário, Galeria de Cartões, ou Quadro de Estilo Kanban. O melhor formato para uma visualização depende do tipo de conteúdo e de como os utilizadores interagem com ele.

A opção Timeline (linha do tempo) é a última adição aos formatos da base de dados da Notion.

Eliminar pontos cegos de gestão de projectos

O software rígido de gestão de projectos não permite flexibilidade na vida real. É difícil mudar as coisas, e quando o faz, é um trabalho em si mesmo para os gestores de projecto comunicar estas mudanças e prever todas as consequências em cascata.

A vista da linha do tempo corrige isto, dando-o à sua equipa:

• Flexibilidade para ver projectos e ajustar conforme necessário – quer um projecto demore um mês ou uma tarefa demore duas horas, pode ver tudo a acontecer num só lugar. E quando precisa de mudar de rumo? Voltar a ver ou mover facilmente a coisa toda.
• Total compreensão das tarefas concorrentes e priorização – fluxos de trabalho paralelos ajudam a sua equipa a manter a cadência de expedição. Como um gráfico de Gantt, a vista da linha temporal mostra-lhe a natureza sobreposta dos seus projectos ou tarefas, permitindo-lhe dar prioridade ao trabalho P0.
• Vistas personalizadas com base em horários ou itens do projecto – obtenha tão granular ou tão alto nível quanto necessitar. Ver tarefas por semana ou por mês inteiro, todas com a informação relevante de que necessita.
  E se quiser vê-los de uma forma totalmente diferente, mude para tabela, painel de instrumentos, lista ou vista de calendário. Pode sempre fatiar e cortar os seus projectos, no entanto, é mais útil para si. Os gestores de projecto podem gostar das capacidades de Gantt da vista de calendário, enquanto os designers querem ver o seu trabalho num painel de instrumentos.
• As páginas da linha temporal são uma tela em branco para qualquer projecto: cada página da linha temporal pode ser totalmente personalizada para armazenar toda a informação relacionada com esse projecto, tais como imagens, vídeo, listas de tarefas, e documentação.

Usando a Vista da Linha do Tempo

Uma vez que a vista da linha do tempo é um tipo de vista de base de dados, alguns elementos serão provavelmente familiares. Tal como outras visualizações de bases de dados, pode:

• Veja as propriedades da linha do tempo premindo •••, seleccionando Propriedades e ligando o que deseja ver. Adicionar ou remover propriedades neste mesmo menu.
• Filtre e classifique de acordo com as suas necessidades, como por exemplo, ver apenas os projectos em que está a trabalhar esta semana.

No entanto, alguns elementos da visão da linha do tempo terão esse cheiro de carro novo. Mesmo para utilizadores frequentes dos gráficos de Gantt, obterá mais funcionalidades com a vista da linha do tempo. Eis como utilizá-los:

• Cada página precisa de uma data – para ser vista numa linha temporal, as páginas precisam de uma propriedade Data. As páginas que são adicionadas a uma base de dados com vista de linha temporal conterão automaticamente uma propriedade Data padrão que não pode ser removida.
• Utilizar datas e horas finais: Para alargar o âmbito de um projecto alargado, na propriedade Data, adicionar uma “End date” (data final). Pode até activar a opção “Include time” dentro de uma data para mais detalhes.
  
• Arrastar e largar para mover projectos ou estendê-los – mover todas as páginas da linha temporal conforme necessário, quer seja empurrar uma tarefa para amanhã, ou arrastar um lado de uma página de projecto para se dar uma semana extra para a completar. Pode mesmo deslocar projectos para cima ou para baixo se quiser repriorizar as prioridades.
• Combinando uma tabela com a sua linha temporal – em Propriedades, pode mudar para Mostrar tabela. Isto coloca uma tabela no lado esquerdo da vista da linha do tempo, onde se podem ver certos atributos das páginas com base nas propriedades que se seleccionam. Talvez na sua mesa tivesse a subequipa de engenharia a trabalhar no projecto e o proprietário do projecto. Então, na linha do tempo, teria as datas do projecto em vista.
• Escolha como pretende visualizar a linha temporal: em vez da linha temporal fixa de um gráfico de Gantt típico, poderá necessitar de diferentes linhas temporais para visualizar o seu trabalho (tais como tarefas do dia ou grandes projectos ao longo de um mês). À esquerda de < Today >, verá onde pode alterar a visão da sua linha temporal. Horas, dias, semanas, trimestres, anos. A escolha é sua.
• Organize a sua linha do tempo pela data que precisar – no menu •••,, pode seleccionar “Timeline by” para ver as propriedades disponíveis “Date” para organizar a sua linha do tempo. Pode ter uma vista com uma “end date” para sprints de duas semanas, ou outra que seja apenas datas de lançamento.

A linha temporal coloca as datas de um projecto ou tarefa na frente e no centro, para que todos saibam no que trabalhar e quando, e para que toda a sua equipa possa conduzir em direcção à entrega atempada.

Exemplo de linha temporal: Tarefas

Uma base de dados simplificada de tarefas do projecto contém quatro propriedades:

• Tarefa (Título)
• Duração (Data com data de fim)
• Proprietário (Pessoa)
• Conclusão (caixa de verificação)

Pode facilmente compreender estas propriedades com um olhar para a vista da tabela: